communication skills

Errores comunes en la comunicación

¿Cuáles son los problemas de comunicación más comunes?

La mayor y más común es no escuchar y aquí es donde escucha activa entra en juego. Si no escuchas, se crean otros problemas.

Puede significar que usted asume que conoce el mensaje antes de que la persona termine de hablar. Conoces el viejo acrónimo; Assume = «Culo-de-tú-y-yo»

Puede interrumpir al orador, lo que significa que la persona no termina de expresar y comunicar lo que quería decir.

La falta de empatía es uno de los principales escollos de la comunicación. Por ejemplo, podrían no tener en cuenta las diferencias de comunicación intercultural .

La falta de inteligencia emocional es otro escollo en la comunicación que hace que las emociones dicten la forma de interactuar y responder a los demás.

No tomarse el tiempo necesario para matizar el mensaje. Eso significa que no te tomas el tiempo necesario para asegurarte de que entiendes lo que la persona está intentando decir realmente.

Hay algunas técnicas sencillas y geniales que puedes utilizar y que te ayudarán a asegurarte de que entiendes correctamente el mensaje de la otra persona. Técnicas como la paráfrasis y la metáfrasis le ayudarán a aclarar que ha entendido correctamente el mensaje. Estas dos técnicas de  ahorran tiempo y permiten aumentar la productividad. Por no hablar de que te ayudará a evitar conflictos y discusiones posteriores debidas a malentendidos.

Un ejemplo de parafraseo sería: «Por lo que he entendido, ¿estás diciendo XYZ?».

En comparación con la metáfora, en la que se repiten exactamente las mismas palabras.

La metáfora es un arma de doble filo. Puede ayudarle en la comunicación, pero si se utiliza de forma incorrecta puede perjudicar la relación.

Porque, claro, ayuda a clarificar la comunicación. Pero si se utiliza de forma inadecuada, el interlocutor puede interpretar la metáfora como un intento de enemistarse con la persona a la que se está metafraseando. O que te estás burlando de lo que acaban de decir. Así que cuidado

Por lo tanto, la mayoría de las veces recomiendo utilizar el parafraseo cuando se trata de aclarar y confirmar que se ha entendido lo que la persona está diciendo.

La metáfora es poderosa cuando se utiliza correctamente, pero es una habilidad de comunicación avanzada que enseño como formador corporativo a líderes y clientes.

Otro escollo común en la comunicación es cuando las personas son indirectas en su comunicación. No me refiero a una comunicación pasivo-agresiva.

Pero de lo que estoy hablando, lo oirás mucho en el extranjero. Por ejemplo, en el sur de Europa, la gente tiende a ser más diplomática en su comunicación que sus homólogos del norte.

Un ejemplo del estilo de comunicación noreuropeo podría ser que los alemanes y los holandeses pueden ser casi brutalmente directos, francos y honestos.

A veces hasta el punto de herir tus sentimientos. Debe darse cuenta de que lo más probable es que no estén intentando insultarle o herir sus sentimientos. Sin embargo, la ventaja de este estilo de comunicación es que hay poco margen para los malentendidos.

Sin embargo, en el sur de Europa, empezando por Francia y siguiendo por Italia, España, Portugal y Grecia, cuando la gente se comunica tiende a suavizar sus mensajes. Esto es especialmente cierto si el mensaje es una crítica o un comentario negativo. Este estilo de comunicación puede ser menos eficaz y eficiente. Porque puede dar lugar a confusión y malentendidos.

He aquí un ejemplo que vi por primera vez hace unos años, cuando me mudé a Madrid. En general, a la gente en España no le gusta utilizar la palabra «NO».

Prefieren mucho más, cuando responden con una negativa, decir cosas como;
«eso es difícil»
o pueden decir algo como
«lograrlo sería muy complejo».
.

Curiosamente, y debido a mi propia ingenuidad por mi percepción anglosajona, comprendí que el hecho de que algo sea difícil no significa que «NO» o que no se pueda lograr. Por eso no entendía que me dijeran «NO«.

Así que, debido a mi propia ignorancia, seguiré presionando para encontrar una solución. Simplemente no entendí que lo que decían era «NO». O bien porque no les interesa, o desde su punto de vista es poco práctico o supone demasiado trabajo teniendo en cuenta la relación entre esfuerzo y recompensa.

Para saber más sobre inteligencia intercultural y formación transcultural , lea aquí.

Otros errores comunes en la comunicación

pitfall communication

Para evitar conversaciones difíciles, a menudo la gente prefiere simplemente evitar por completo, ignorar o negar las situaciones. Así no tienen que enfrentarse a la situación. Se sienten incómodos siendo asertivos en la comunicación.

La solución de este tipo de persona es encontrar una excusa para evitar por completo esa conversación difícil. El problema es que, al hacerlo, se crea la oportunidad de que los resentimientos y los rencores se acumulen con el tiempo. Se manifiesta en forma de amargura y resentimientos. Lo que definitivamente puede crear estrés, infelicidad, amargura y no es bueno en un ambiente de trabajo.

Un comunicador eficaz, utilizaría
comunicación asertiva
y estaría dispuesto a afrontar conversaciones difíciles. Obviamente, en una conversación difícil quieres ser diplomático, usar tu empatía. Así al menos limitas o evitas herir los sentimientos de la otra persona.

Como en el siguiente ejemplo:

Hay que evitar atacar y hablar del carácter de la persona. Quieres separar el mal comportamiento de la persona. Si la persona se siente atacada, la respuesta será que subirán sus defensas. Entonces tendrás muchas más dificultades para comunicarte con ellos porque no te escucharán.

Cuando la gente se siente atacada, empieza a pensar en cómo inventar todo tipo de excusas para justificar su comportamiento y por qué ellos tienen razón y tú no.

Para ser un comunicador eficaz, lograr
cambios positivos
y obtener los resultados que desea, tendrá que evitar los escollos de la comunicación, no azotar a los demás ni crearles la sensación de que son objeto de un ataque verbal.

Es un mecanismo de defensa psicológico natural al que casi todo el mundo recurre por defecto. Si se sienten objeto de un ataque personal.

Tal vez lo único que quiera hacer es abordar un mal comportamiento o incluso una falta de comportamiento, como no sacar la basura. Pero si quieres obtener un resultado positivo, debes evitar el error de hacer que la otra persona se sienta atacada. Sobre todo, evita atacar o comentar su carácter, personalidad o cosas que no puedan cambiar de sí mismos.

Uno de los mejores trucos que conozco es mostrar a la otra persona por qué le conviene modificar su comportamiento y cómo se beneficiará y cosechará las recompensas ajustando su conducta.

Les conviene

Simplemente hay que ENFOCARSE en el comportamiento que se quiere cambiar y discutirlo.

Otro importante consejo GRATUITO:

Es importante que al dar
comentarios negativos
o cuando se tiene una conversación difícil con alguien. Ten mucho cuidado cuando utilices el pronombre » tú». Porque el pronombre «tú » puede desencadenar todo tipo de emociones que a menudo pueden hacer que el otro individuo se sienta atacado. Y no quieres eso porque es contraproducente si quieres producir
un cambio positivo
.

Para mantener abiertos los canales de comunicación es importante evitar que la otra persona se sienta amenazada o insultada.

Para mantener abiertos los canales de comunicación y que la gente esté dispuesta a escuchar. Cada persona debe mantener sus emociones al margen de la conversación para que el diálogo sea productivo.

¿Qué ocurre si estás hablando con alguien que no tiene un
nivel desarrollado de inteligencia emocional
digamos que sus habilidades comunicativas son mediocres. Después, tienes que asumir la responsabilidad de que la comunicación vaya bien. Y para lograrlo necesitas poner en práctica las habilidades y técnicas de comunicación que he compartido contigo hasta ahora.

¿Cómo se comunica con una persona?

Como comunicador experimentado y eficaz, debes aprender a controlar tus propias emociones. Primero ten cuidado de que no sientan que les estás acusando o atacando.

Puedes enmarcar la situación como si estuvieras intentando ayudarles. A la gente le encanta sentirse importante y recibir consejos sobre cómo serlo aún más.

Un buen ejemplo de esto fue cuando una vez vi a un alto ejecutivo despedir a un empleado. La capacidad de comunicación del alto ejecutivo fue fenomenal.

A la persona despedida se le hacía sentir que era especial y que le convenía encontrar otra oportunidad en otro sitio. Estaba tan presente que parecía que el alto ejecutivo y la empresa le estaban haciendo de hecho un enorme favor personal.

Que la decisión de abandonar la empresa fue suya [person was being fired]. El alto ejecutivo se presentó como si actuara como un amigo para ayudar a facilitar este «cambio» destituyéndole de su cargo. De acuerdo, puede sonar raro, incluso manipulador, pero fue muy eficaz para el resultado deseado.

El alto ejecutivo dijo cosas como: «Voy a ayudarte. Voy a ayudarte a encontrar un nuevo lugar donde serás más feliz y donde podrás seguir creciendo más». Que nos dejes es algo bueno para ti porque es lo mejor para tu futuro y yo te estoy ayudando a conseguir este cambio positivo».

Fue realmente increíble observar.. Quizá le parezca extraño, pero recuerde que el hombre que fue despedido se marchó contento y de buen humor.

Pero la comunicación con un lenguaje positivo puede tener un impacto increíble en las personas. Pruébalo y verás.

Eso sí que es un ejemplo de excelentes habilidades de comunicación. Algo que podemos enseñarte en nuestros talleres de habilidades de comunicación para empresas.

Como ves, muchas veces es la forma en que expresas las cosas lo que puede tener un gran impacto en el oyente, independientemente de si se trata de un acontecimiento estresante como el despido de un trabajo o lo que sea.

En general, la forma de comunicarse es clave. Sobre todo si se trata de un acontecimiento muy negativo y estresante.

Pero si aprendes a comunicarte correctamente puedes cambiar la percepción de la otra persona. Tanto que la persona puede tener la sensación de estar recibiendo un trato preferente. Por eso la inteligencia emocional y la
escucha activa
son cruciales para una buena comunicación

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Puede aprender inteligencia emocional y técnicas de escucha activa

El truco está en aprender a manejar correctamente su ego. Si aprendes cuándo es apropiado utilizar guantes de seda, por así decirlo, para no magullar ni herir su ego. El ego es uno de los aspectos más vulnerables e importantes de la psique humana. Si aplicas buenas habilidades comunicativas, obtendrás resultados más positivos en el trato con los demás y evitarás este escollo en la comunicación.

Otro escollo habitual en la comunicación es dejarse distraer mientras se escucha a alguien.

Las distracciones son mucho más comunes hoy en día que en el pasado debido a la tecnología. Smartphones, WhatsApp, notificaciones, pitidos, mensajes DM y un largo etcétera. La gente se distrae continuamente con diferentes plataformas.

Incluso tu escritorio compite constantemente por tu atención con un bombardeo de notificaciones superfluas; anuncios y demás. Windows10 ofrece un smorgashboard de posibles distracciones.

A veces, me encuentro concentrado en escribir un correo electrónico y de repente empiezo a recibir todo tipo de notificaciones de las que antes había optado por no recibir, como noticias, etc…

Si nos paramos a pensarlo, es una paradoja, porque se nos ofrece tanta ayuda que, en realidad, ¡es contraproducente!

Todos estamos inundados 24/7 como olas de un océano que compiten sin parar por tu atención inmediata para esto o para aquello. Es como un mar de pop-ups interminables, opt-ins, etc… ¡Apuesto a que incluso puede que recibas uno mientras lees este artículo!

Pero es realmente importante cuando se comunica con otra persona cara a cara que sientan que les escuchas. Que sientan que son lo más importante para ti en esta sala, en este momento.

Piensa en cómo te sientes cuando hablas con alguien y está mirando el móvil, o desviando la mirada, mirando el reloj, mirando a su alrededor, etc. ¿Cómo te hace sentir eso?

Ahora imagina que estás compartiendo algún asunto muy personal con ellos… Sobre todo, si te sientes incómodo hablando de ello o, peor aún, compartiendo algo con ellos que te hace sentir vulnerable.

pitfall communication

Es de muy mala educación ocuparse de otras tareas cuando se habla con los demás.

Comprendo la urgencia que pueda tener por consultar ese mensaje importante que llevo esperando toda la semana. Pero pregúntate si puede esperar otros 5 minutos en la mayoría de los casos puede esperar. A menos, claro, que alguien pueda morir si no contestas. Pero sabes que eso es extremadamente raro. Así que contrólate y aprende a controlarte.

¿Recuerdas el experimento del perro Pavlov?

Si lo conoces o lo lees entonces guiña el ojo 😉 guiña el ojo… ¿te haces a la idea?

Tuve que aprender a entrenarme para no tocar el teléfono, para no mirar el reloj. Me enseñé a mí mismo a mirar directamente a la persona a la cara mientras habla. No es sólo respeto por otro ser humano, sino que demuestra buenos modales, empatía y cualidades de líder.

¿Recuerdas la antigua Regla de Oro? Me pregunto si sigue vigente hoy en día.

"¡Haz a los demás lo que quieres que te hagan a ti!".

No es «Coge lo que puedas y corre» 😆 Si la gente viviera su vida basándose en la regla de oro, qué mundo más bonito sería.

Un último e importante escollo en la comunicación que hay que conocer

Mantén siempre la mente abierta, evita tener expectativas de los demás, prejuicios y estereotipos sobre cómo te tratarán o tener demasiadas ideas preconcebidas antes de conocer a alguien nuevo.

Acércate a la interacción con la mente abierta.

Da un respiro a los demás, dales una oportunidad.

Por desgracia, veo esta tendencia negativa con más frecuencia en Norteamérica que en otros lugares. Y es lamentable cómo se puede condicionar a la gente a estereotipar. Los estereotipos sólo limitan su capacidad y sus posibilidades.

Así que ¡mantenga la mente abierta! Quién sabe si aprenderá algo nuevo.