¿Es la gestión del tiempo una habilidad? Las habilidades de gestión del tiempo no surgen de la nada. Las habilidades de gestión del tiempo requieren que inviertas tiempo en organizarte para aumentar la eficiencia de tu productividad.
Aquí están las habilidades de gestión del tiempo que tomé de Stephen Covey adaptadas y mejoradas sobre sus habilidades de gestión del tiempo que resultaron en más de 500% de aumento en mi productividad.En los años 90, el difunto Stephan Covey publicó un libro de gestión del tiempo llamado First Things First (Lo primero es lo primero), compruébalo, léelo y estudia, merece la pena invertir tu tiempo porque te reportará ENORMES dividendos más adelante.
Es un libro excelente que ofrece técnicas y estrategias simplificadas de gestión del tiempo y productividad. En el mundo actual, con el creciente número de distracciones en nuestra vida diaria, estas estrategias son aún más útiles hoy en día.
Yo personalmente lo hago con un rotulador de color y aplico un color específico según la prioridad y la importancia.
Por ejemplo, rojo para lo urgente/importante, naranja para lo importante pero no urgente y amarillo para lo importante.
Importante/Urgente Resaltador rojo
Importante/No urgente Resaltador amarillo
No importante/Urgente Resaltador verde
No importante/No urgente quizás sin resaltar
Con este sistema puedo identificar fácilmente las cosas más importantes y urgentes que deben hacerse AHORA. Las tareas importantes son las que me ofrecen el mayor impacto o resultado positivo. Son cosas como: proyectos favoritos, ideas. Como escribir un blog, hacer un vídeo, preparar una clase o escribir un libro
Y las Tareas Urgentes son cosas como que hay un incendio. Se ha inundado todo el piso y tienes que limpiarlo y cerrar la ventana antes de empezar con ese proyecto. O tal vez el Wifi se ha caído en tu casa y por lo tanto no puedes empezar a trabajar, contestar a tu jefe o a tus clientes. Así que necesitas resolver el problema del Wifi primero para poder empezar a trabajar en el proyecto.
Tareas importantes y urgentes que debemos mantener al mínimo para una gestión eficaz del tiempo y una alta productividad.
Debido a que este tipo de tareas deben abordarse inmediatamente, nos ponen en modo reactivo, lo que limita nuestra libertad para centrarnos en la tarea más productiva.
Pero lo ideal es mantener este tipo de tareas al mínimo, ya que nos hacen permanecer en modo reactivo.
El modo reactivo no es lo mismo que el proactivo. Queremos evitar estar en modo reactivo. ¿Por qué? Porque el modo reactivo no permite gestionar el tiempo y se pierde el control sobre el tiempo, la productividad y la eficiencia.
Además, reduce tu capacidad para gestionar tus niveles de energía. Es decir, hacer una determinada tarea que te convenga en el mejor momento para que coincida con tu nivel de energía. Y lo que es peor, cuando esto ocurre, tu productividad y calidad disminuyen. Todo esto ocurre cuando estás en modo reactivo. Así que pon el teléfono en modo avión!
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¿Cómo puedo identificar la tarea más importante?
Sencillo, pregúntate si sólo pudiera realizar una cosa, ¿qué actividad tendrá el mayor impacto positivo?
Entonces, en ese proyecto, tal vez algo que necesite un día, una semana, un mes, un año, tres años, no sé. Depende de lo que sea el proyecto. Ya sabes, si estás escribiendo un libro, pueden ser tres años. Si estás escribiendo un artículo para un blog, pueden ser sólo dos o tres días.
Así que identifica y céntrate en esa ÚNICA TAREA HOY que te va a dar el mayor beneficio a medio o largo plazo. Una vez más, concéntrese en la TAREA DE HOY que va a tener el mayor impacto y programe un bloque de tiempo en el que no se le interrumpa y en el que su energía y enfoque sean los más adecuados para esa tarea.El mejor momento para programar una tarea es cuando tus niveles de energía y concentración se ajustan a esa actividad en particular. Para algunas personas es a última hora de la noche, para otras a primera hora de la tarde. Depende de ti, ¿eres una persona nocturna? ¿Eres una persona madrugadora?
Por ejemplo, yo soy más creativo por las mañanas. Puedo concentrarme profundamente con facilidad en cualquier tarea y para escribir que requiera concentrarme profundamente y ser creativo.
Sin embargo, también puedo entrenar muy bien por la mañana en el gimnasio. Entreno mejor por la mañana temprano. El problema es que si entreno muy duro por la mañana, por la tarde me siento un poco cansado o fatigado físicamente.
Así que, en mi caso, tiene más sentido que escriba por la mañana y entrene después.
Lo que sugiero es que averigües cuándo tu nivel de energía es óptimo para esa actividad específica y programes tu tiempo en consecuencia.
Luego, las actividades menos importantes, como responder a los correos electrónicos o las redes sociales, las haces en otro momento del día en el que tu energía se adapte a esa tarea.
Intenta evitar estar siempre en modo reactivo. No hay ninguna razón para estar respondiendo correos electrónicos y mensajes durante todo el día, a menos que esa sea la descripción de tu trabajo. De lo contrario, es una gran pérdida de energía, concentración y tiempo. Es un mito, la gente no hace multitarea, neurológicamente hablando es imposible que un humano haga multitarea. Lo que ocurre es que simplemente se cambia de tarea, lo que hace que se pierda tiempo, se desperdicie energía y, lo que es más importante, se pierda eficiencia en la productividad.
Por qué es una pérdida de tiempo hacer varias cosas a la vez, ya que, según múltiples estudios de investigación, cambiar de tarea reduce la productividad, lo que significa que se trabaja más y se hace menos.
Por lo tanto, es una mala idea empezar y parar una tarea a la mitad debido a la distracción. La regla de Brian Tacy es «tócalo una vez» y evita la multitarea.
¡Hágalo AHORA! es una lectura excelente.
Quieres controlar tu tiempo, o tu tiempo y los demás te controlarán a ti. Depende de ti tener la libertad de hacerlo. O puedes ser un esclavo de tu elección.
Sin embargo, con frecuencia escucho a la gente decir, no, pero mi jefe, mi compañero de trabajo controla mi tiempo, capta, controla tu tiempo, aprende las estrategias de gestión del tiempo, programa tu tiempo. Si es necesario, ¡despide a tu jefe! 
Así que averigua cuándo eres más productivo y trabaja, céntrate en esa tarea más importante.
Por eso es importante la gestión del tiempo.
Ahora el número 3 es aprender a identificar lo que no es importante, sino urgente. Pueden ser cosas divertidas pero que ofrecen poca productividad. Así que, evidentemente, no conviene hacerlas.
Por último, identifica las cosas que no son importantes ni urgentes. Puede ser algo que te guste hacer, como actividades de ocio. Así que podrías programar tiempo para hacer algunas de estas cosas. Como por ejemplo ir al cine. No es importante. No es urgente. Pero haces tiempo para el sábado por la tarde o el domingo.
Lo principal es lo que es importante de lo que tengo que ocuparme hoy. ¿Qué es lo más importante que puedo hacer hoy y que me va a dar el mayor beneficio?
Se puede aprender a delegar ciertas actividades para liberar tiempo extra y centrarse en otros proyectos. Pero hay que aprender a delegar. Delegar es un arte en sí mismo.
Ahora bien, ¿cómo aprendemos a delegar o cómo decidimos qué delegar?
Aquí tienes algunos criterios que puedes utilizar;
Primero, calculo lo que vale mi tiempo por hora.
Luego contrato a alguien para que se encargue de esa tarea que puede hacer esa tarea mejor que yo, más rápido que yo y más barato que yo.
Por ejemplo, si mi tiempo vale, digamos, 50 dólares la hora, querría contratar a alguien por menos de 50 dólares la hora. Delegaría esa tarea en alguien que pudiera hacerla mejor que yo, más rápido y más eficazmente que yo.
Hay que tener cuidado, y veo que esto ocurre mucho en las grandes organizaciones. Alguien está trabajando en un gran proyecto y RRHH le envía a alguien para que le ayude. Pero a menudo (el nuevo asistente) que envían no tiene ni idea de cómo hacer la tarea.
Así que el director del proyecto tiene que dedicar un tiempo valioso a enseñar a la persona cómo hacer la tarea. Y esto puede llevar más tiempo y recursos de los que necesitaría el gestor del proyecto para realizar la tarea por sí mismo. Aquí se pierde eficiencia y productividad.
Evidentemente, si se trata de una tarea que debe repetirse, tiene sentido formar al nuevo asistente, pero si no es así, puede obstaculizar el resultado en lugar de ayudar a que el proyecto avance.
Así que, ¡quizá por eso es importante la gestión del tiempo! Nos encantaría escuchar tus comentarios.
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