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16 consejos para presentaciones de PowerPoint

Cada día se realizan en el mundo 30 millones de presentaciones de PowerPoint. ¡Eso es casi 21.000 powerpoints por minuto!  Ahora imagine que tener que sentarse a través de otra mala y aburrida presentación de PowerPoint que nadie quiere escuchar puede ser pura tortura. Un escenario mucho peor podría ser que usted sea el que da esa presentación. . . La verdad es que todos queremos que todas ellas sean mucho más atractivas, al grano y eficaces. Sigue estos 16 consejos para presentaciones de PowerPoint para crear una presentación fuera de este mundo.

1) Comienza tu ppt con la audiencia en mente

¿A quién va a presentar? ¿Quiénes son? ¿Cuál es su edad? ¿Cuál es su formación?  ¿Cuál es su profesión? ¿Y tal vez necesites saber sus ingresos? Estos detalles te ayudarán a crear y elaborar una presentación de PowerPoint diseñada para ese público específico. 

2) ¿Es importante su mensaje?

Por supuesto que sí, así que adapte su mensaje a la audiencia para ayudarles a entender cómo pueden beneficiarse y usted puede ayudarles a resolver su problema.
Esta infografía es una gran fuente para ayudarle a elaborar su presentación.
17 Powerpoint presentation tips

3) Mantenga cada diapositiva corta y al punto

Cada diapositiva debe contener sólo un punto clave. Cuando la gente pone demasiada información en una diapositiva, el espectador se confunde. Una anécdota… He formado y entrenado a miles de personas y he visto esto una y otra vez. Estaba entrenando a una gran empresa petrolera en Europa para una fusión y adquisición con una empresa de capital privado. Y el director financiero, entre otros, de esta multinacional intentaba incluir todos los datos financieros posibles en cada diapositiva. Parecía un laberinto o, peor aún, una mala obra de arte!  Intenta centrarte en poner un punto principal y luego algunas viñetas de apoyo que expliquen o respalden los puntos principales.  Las imágenes pueden tener un impacto significativo en tu audiencia. Véase la sección #6 de este artículo.

4) ¿Qué no tienes PowerPoint?

Si no tienes PowerPoint, ¡no te preocupes! Aquí hay varias opciones gratuitas excelentes que puedes usar para hacer una gran presentación. Prueba Canva es una gran herramienta para crear imágenes y ayudas visuales. Cuenta con una fantástica variedad de fuentes y filtros para crear presentaciones fáciles pero potentes y profesionales. Canva incluye cientos de plantillas de diseño gratuitas con la posibilidad de personalizar tus presentaciones según tus necesidades exactas.
Consulta canva.com  Otras 2 herramientas gratuitas: Prezi y Google Slides  Ambas herramientas están basadas en la web y te permiten hacer una presentación en cualquier lugar desde la web.

5) 14 plantillas de presentación de PowerPoint gratis

Aquí hay 14 consejos y plantillas gratis para presentaciones de PowerPoint. Te ayudarán a diseñar una presentación de PowerPoint según tu estilo. No es necesario que utilices todas las herramientas que te proporciona PowerPoint. Estas son algunas que definitivamente puedes usar para llevar tu presentación al siguiente nivel.
5) 14 Free PowerPoint Presentation Templates Here are 14 Free PowerPoint Presentation Tips and Templates. They will help you design a powerpoint presentation according to your style. You don’t have to use every single tool that PowerPoint provides you with. These are some that you can definitely use to take your presentation to the next level.

6) Utilice ayudas visuales e imágenes sólo cuando… 

 
Sólo cuando las imágenes añadan impacto y aclaren un punto clave de su presentación. La razón para utilizar elementos visuales en su presentación de PowerPoint es para ayudarle a transmitir su punto de vista, pero no para distraerle a usted, el mensajero.  Porque en el paso 1 has preparado e investigado a tu audiencia. Ahora debes saber bien qué necesita tu público y cómo debe reaccionar.  

Estos son algunos ejemplos de diapositivas que utilizo en mi formación:

¿Cuál de las 2 imágenes te impacta más?

Presentation Annual Traffic Death in Spain

Muertes de tráfico anuales en España

Presentations Annual Traffic Deaths in Spain

Muertes de tráfico anuales en España

7) Usa viñetas, no párrafos

Las viñetas ofrecen al público un esquema de los puntos clave de las diapositivas de tu presentación de PowerPoint.  También puede ayudarte a mantenerte en el camino al proporcionarte indicaciones si pierdes la pista de dónde estabas durante la presentación.  Sin embargo, no sobrecargues tus diapositivas con viñetas excesivas e innecesarias. Podrías confundir a la audiencia como si estuvieran viendo un picasso diseñado en PowerPoint. 😊 Tu objetivo es mantener a tu audiencia centrada y comprometida contigo y con la presentación, no reflexionar sobre el surrealismo de las formas abstractas en tus diapositivas. 😁 Tu presentación no debería ser las diapositivas. Si lo son, ¿por qué no les envías a todos por correo electrónico el ppt y les ahorras el viaje? Intenta limitar tus palabras a 7 palabras por línea, y 7 líneas por diapositiva. George Miller el mágico 7, más o menos 2

8) POR FAVOR, no leas en tus diapositivas

 
MUCHAS veces, cuando he formado a estudiantes de empresas, su idea de una presentación era simplemente leer las diapositivas de PowerPoint.  Como he dicho antes, si ese es el caso, puedes enviar el ppt por correo electrónico y ahorrarles el viaje. 🙂  Pero esto es genial para mí porque me asegura más actuaciones de formación 😉 Tu PowerPoint es un complemento para apoyar lo que tienes que decir y ayudar a enfatizar los puntos clave. Utiliza tus diapositivas para transmitir tus puntos clave de forma sencilla. Como orador público, utilice sus diapositivas para ampliar la información, no las lea palabra por palabra. Si utilizas viñetas, úsalas como recordatorio para ayudarte a elaborar contando una historia interesante o un chiste.

9) Utiliza siempre texto fácil de leer

 
Otro de los errores más comunes que encuentro en el campo de la formación de estudiantes es que la gente suele intentar meter toda la wikipedia en una sola diapositiva. A continuación, intentan utilizar una microtipografía extraña que sólo se podría ver con un microscopio y se preguntan por qué la gente se duerme. 
is your body language hurting public speaking
Por favor, utilice un texto que sea fácil de leer para su audiencia cuando esté dando su presentación. Los tipos de letra como Arial, Calabria o Helvetica son estupendos, pero deje el texto elegante para los grandes titulares de su presentación.

10) Traiga su propio equipo

Siempre es mejor llevar tu propio portátil para evitar problemas y tener una copia de seguridad en un USB. De hecho, yo traigo 2 o 3 de todo para estar seguro. Tengo innumerables historias personales de casi desastres debido a problemas con proyectores, cables u ordenadores portátiles proporcionados por los organizadores, etc. A veces estos problemas técnicos pueden tener lugar en empresas de informática muy conocidas. Así que trae tu propio equipo y prueba todo antes de salir de casa. De hecho, yo guardo una copia en la nube y me envío la presentación por correo electrónico. Puedes hacer lo mismo y guardarla en Dropbox, google drive o icloud, etc…  Ten en cuenta que el nivel de preparación y profesionalidad, o la falta de ella, demostrará e influirá en la impresión que el público y el organizador tendrán de ti. Incluso si los problemas técnicos son culpa del organizador, se reflejará mal en ti. Por último, llegue siempre con antelación para tener tiempo suficiente de probar el equipo y los sistemas de sonido, arreglar lo que sea necesario y hacerse una idea de la sala.

11) Intenta no pasarte de tiempo

 
Ten a mano dos presentaciones, la completa y una versión corta para un informe ejecutivo que puedas presentar en 5 minutos o menos. La razón es doble: en primer lugar, a veces ocurren cosas en los eventos y el tiempo de presentación asignado se acorta en el último minuto.  La segunda es mucho más común si te presentas ante un grupo de ejecutivos de alto nivel, ya que es muy común que te interrumpan al principio de la presentación. No lo hacen para ser groseros, pero están ocupados y tienen que tomar decisiones rápidamente. Por lo general, no tienen tiempo de escuchar toda tu charla. Te preguntarán qué es lo que creen que necesitan saber para tomar una decisión.  Así que para esta eventualidad debes estar preparado con un resumen ejecutivo de los puntos más relevantes para los ejecutivos. Asegúrate de que son los puntos más importantes que deben conocer, para que tomen esa decisión. Y prepárate más para responder a las preguntas, que podrían pillarte desprevenido. Pero no te preocupes, haz los deberes y prepárate.  Otro punto a tener en cuenta, un estudio de la Universidad de Tennessee afirmaba que la capacidad de atención media de un adulto es de 20 minutos. El déficit de atención es probablemente peor hoy que en el pasado. Intenta que tus presentaciones duren menos de 20 minutos. Pregúntate por qué los Ted Talks mantienen sus presentaciones normalmente por debajo de los 20 minutos.  Si tienes que sobrepasar el tiempo, dale a tu audiencia un descanso mostrando un video corto o una demostración para mantenerlos interesados e involucrados.

12) Los vídeos cortos pueden ayudar a involucrar a su público

  • Utilízalos sólo cuando sean beneficiosos. 
  • El vídeo comunica tu idea en 2-4 minutos como máximo. 
  • Asegúrate de que el valor de producción del vídeo es bueno. 
  • Utiliza sólo vídeos que aporten valor a tu presentación.
  • El vídeo debe estar directamente relacionado con tu presentación. 

13) Centrarse en la calidad NUNCA en la cantidad

No haga perder el tiempo a su público con elementos de relleno, palabrería y tonterías. Las diapositivas deben proporcionar información de calidad y reforzar la presentación. Cuando presente, recuerde el viejo adagio “Menos es más”. La palabrería y el exceso de palabras en tus diapositivas es la receta perfecta para que tu audiencia se aburra, salte a sus teléfonos y desconecte.

14) Practicar, practicar y practicar

La clave de una presentación eficaz es la preparación. En primer lugar, escribe un esquema de tu charla con los puntos clave seguidos de viñetas, datos, etc. …. En segundo lugar, graba tu charla en el móvil y luego escúchala. Esta es una técnica increíble, porque escucharás dónde y qué debes mejorar en tu presentación. A veces, el simple hecho de cambiar el orden de los puntos mejora su impacto.

15) Aprenda de las mejores presentaciones de PowerPoint

Algunas presentaciones son mejores que otras. Observe otras presentaciones para obtener ideas antes de crear la suya propia. Fíjese en el uso de los elementos visuales y los diseños. Aquí hay un par de grandes libros sobre presentaciones que pueden ayudarte por Nancy Duarte o Seth Godin Fix Your Really Bad PowerPoint por @slidecomet : basado en un ebook de @ThisIsSethsBlog

16) Llamada a la acción CTA

Al final de tu presentación pídele a tu audiencia que tome una acción inmediatamente. ¡Esto es para terminar la presentación con una nota alta con una explosión!  Aquí es donde se une todo y se envuelve en un bonito lazo. Incluye todas las partes de la presentación, la introducción, el cuerpo y la conclusión de la presentación.  ¿Qué quieres que haga tu público cuando salga de la sala? ¿Cómo deben poner en práctica lo que han aprendido? ¿Tienes algún otro consejo que añadir a la lista? Compártalos en los comentarios más abajo. O ponte en contacto conmigo para que te ayude a crear una presentación de ventas convincente que incluya todo lo necesario para que tenga éxito.